Formål

Arkivtjenesten er opprettet som en sentral tjeneste med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggerne forøvrig.

Desentrale arkivenheter er en del av arkivtjenesten.

Hovedoppgaver

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Målsettinger

ER: «rett informasjon, med rett omfang, til rett person, i rett tid og til rett kostnad»,

a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem - ESA. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.

c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

Bø kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.