Oppdatering av hva denne tjenesten er
Regjeringen har bestemt at digital kommunikasjon skal være FØRSTEVALG i samhandlingen mellom det offentlige og innbyggere/virksomheter.
Det vil med rene ord si, at vi ikke har noe valg, men skal sende
alle
dokumenter via Svarut.
De dokumenter som vi ikke kan sende ut via SvarUt er dokumenter som stiller formkrav til signatur, f.eks. eiendomsdokumenter, kontrakter og avtaler. Det samme gjelder sensitive dokumenter, inntil KS SvarUt- tjenesten har implentert statens løsning for «Sikker digital postkasse». Vi kan heller ikke sende brev til utlandet via «SvarUt»!
(Enklere saksbehandling – slipper å skrive ut brevet og poste det.:J)
Samarbeid arkivtjeneste/saksbehandlere
Kortnavn
Kortnavn er forkortelser av virksomhetens navn. F.eks. Øksnes kommune med kortnavn ØK, Nordland fylkeskommune med kortnavn NFK, Fylkesmannen i Nordland med kortnavn FMN, Vesterålskraft med kortnavn VK. Det er enkelt å søke i adresseregisteret.
Pr. i dag er Bø kommune ikke integrert i enhetsregisteret (det er enkelt å finne org.nr i Brønnøysundregistrene), men vi er integrert med Folkeregisteret. Dessverre er det kun bostedsadressen som kommer opp, de med postboks har de ikke funnet en løsning på ennå.
For å kunne bruke SvarUT må du ha full adresse, fullt personnummer eller organisasjonsnummer på mottaker.
Skal et inngående brev som er registrert av arkivtjenesten besvares, bruker vi arbeidsprosessen «Lag svar», og da vil mottakers opplysninger legge seg automatisk inn. Arkivet vil registrere de opplysninger som er mulig å oppdrive, dette gjelder også e-post-adresser, personnummer eller org.nr.
Tjenesten går ut på at vi skriver brev på vanlig måte, men registrerer fødselsnummer eller org.nr (hvis vi finner dette) i tillegg til navn og adresse. Etter at brevet er ferdigstilt, arkiveres det ved å velge Klar for elektronisk forsendelse. Dette velges enten det skal sendes som e-post eller SvarUT.
Utgående brev fra saksbehandler som ikke besvarer et inngående dokument
For å sende brevet
digitalt
, kreves det altså at mottakers fødselsnummer (privatperson) eller org.nr. (virksomheter) eller e-postadresse.
Har vi ikke muligheter til å finne org.nr/personnr skal vi likevel sende brevet via SvarUt, og brevet vil da gå direkte til sentral print. – husk flere brev som blir printet via sentral print, jo billigere for kommunen!
Brev med org.nr/personnr blir sendt til Altinn, varsel blir sendt til mottaker på den måten mottaker har valgt.
Er ikke brevet lest innen 2
virkedager
, blir brevet sendt ut via sentral print til den adressen vi har påført.
Husk.: org.nr/personnr fører brevet til Altinn, blir det sendt videre til sentral print blir brevet sendt til den adressen vi har påført.!!
(Det finnes et kontaktregister hvor personer kan velge den digitale postkasse de vil ha, eller reservere seg mot digital post. Pr. i dag er ikke KS SvarUt –tjenesten (felleskomponent for kommunene) koblet til dette registeret.
Brevet går først gjennom kontaktregisteret - Har mottaker reservert seg- brevet går direkte til print.
Har mottaker valgt en annen digital postkasse, vil det bli sendt ut en lenke til dokumentet fra Altinn til den digitale postkasse mottaker har valgt.
Adresseregisteret i ESA:
Arkivet har valgt å registrere privatpersoner i dette registeret.
Det positive ved det er:
Navn og adresse legger seg automatisk inn
Negative:
Denne blir ikke oppdatert, men der arkivet har registrert et inngående skal dere være trygg på at vi har kontrollert mot folkeregisteret. Ellers kan dere be oss i arkivet om å kontrollere.
